AI ผู้ช่วยอัจฉริยะ: พลิกโฉมการทำงานของคน Office ในยุคดิจิทัล

Posted on by

ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวหน้าอย่างไม่หยุดยั้ง ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงภูมิทัศน์การทำงานในสำนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคนทำงานออฟฟิศในประเทศไทย AI ไม่ได้เป็นเพียงเทคโนโลยีแห่งอนาคตอีกต่อไป แต่ได้กลายเป็นผู้ช่วยอัจฉริยะที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดภาระงานประจำ และสนับสนุนการตัดสินใจ ทำให้พนักงานมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และกลยุทธ์ที่ซับซ้อนมากยิ่งขึ้น บทความนี้จะเจาะลึกถึงแง่มุมต่างๆ ที่ AI เข้ามาช่วยยกระดับการทำงานของคน Office ในปัจจุบัน

AI กับการจัดการเอกสารและข้อมูล: เพิ่มความแม่นยำและลดเวลา

หนึ่งในด้านที่ AI สร้างผลกระทบได้อย่างชัดเจนคือการจัดการเอกสารและข้อมูล ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานในทุกองค์กร AI-powered tools กำลังเข้ามาปฏิวัติงานเหล่านี้ให้มีประสิทธิภาพ ความแม่นยำ และประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้นในสำนักงานของไทย

  • การจัดการอีเมล: AI สามารถเข้ามาช่วยคัดกรองอีเมลขยะ จัดหมวดหมู่อีเมลสำคัญ สรุปเนื้อหาอีเมลขนาดยาว และแม้กระทั่งร่างคำตอบอีเมลเบื้องต้น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของพนักงานในแต่ละวัน
  • การสร้างและแก้ไขเอกสาร: การร่างเนื้อหาเอกสาร รายงาน หรือพรีเซนเทชัน สามารถทำได้รวดเร็วขึ้นด้วย AI รวมถึงการตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำ นอกจากนี้ AI ยังสามารถแปลงไฟล์เอกสารประเภทต่างๆ เช่น PDF เป็น Word ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
  • AI-OCR (Optical Character Recognition) สำหรับเอกสารภาษาไทย: เทคโนโลยี AI-OCR มีบทบาทสำคัญในการแปลงตัวอักษรจากเอกสารที่สแกนหรือรูปภาพให้เป็นข้อความดิจิทัล ด้วยความสามารถในการจดจำที่แม่นยำยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเอกสารที่มีรูปแบบหลากหลายและภาษาไทย ประโยชน์ที่ได้รับคือช่วยลดเวลาในการป้อนข้อมูล ประหยัดค่าใช้จ่าย ดึงข้อมูลได้เร็วขึ้น และปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลในสายงานต่างๆ เช่น บัญชี การเงิน หรือการตรวจสอบสินเชื่อ ยกตัวอย่างเช่น iCONEXT CO., LTD. ที่นำเสนอโซลูชัน AI-OCR อย่าง DX Suite สำหรับการสกัดข้อมูลจากเอกสารบัญชีและเชื่อมต่อกับระบบ ERP และบัญชี
  • ระบบจัดการเอกสารอัจฉริยะ (IDMS): ระบบเหล่านี้ใช้ AI ในการจัดประเภทเอกสารโดยอัตโนมัติ การติดแท็กข้อมูลเมตา (Metadata Tagging) และการสกัดเนื้อหา ซึ่งช่วยปรับปรุงการจัดระเบียบและการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมาก ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วผ่านความสามารถในการค้นหาขั้นสูง ตัวอย่างผู้ให้บริการในไทย ได้แก่ Skytizens Documents Intelligence ที่ผสาน AI เข้ากับแพลตฟอร์ม Alfresco ECM และ N2NSP (N2N) ที่มีระบบ DocnFlow Suite ซึ่งเน้น “Document AI” สำหรับการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติและการตรวจจับการฉ้อโกง นอกจากนี้ยังมี WOLF by TechCons Biz, DBot, iA Documents โดย Toyo Business Engineering Thailand และ Siam SoftTech Solutions ที่นำเสนอโซลูชัน AI ที่ช่วยปรับปรุงการดำเนินงานและการเข้าถึงข้อมูล
  • การค้นหาและดึงข้อมูลด้วย AI: AI ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการค้นหาภายในระบบจัดการเอกสาร โดยสามารถทำความเข้าใจความหมายและบริบทของคำถาม ทำให้การดึงเอกสารและข้อมูลเฉพาะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้น พนักงานจึงใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาไฟล์ และช่วยเพิ่มผลผลิตโดยรวม ตลอดจนสนับสนุนการตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้น
  • การสรุปข้อมูล: AI สามารถย่อความเอกสาร รายงาน หรือการประชุมที่ยาวนานให้เป็นประเด็นสำคัญได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ประหยัดเวลาในการทำความเข้าใจข้อมูลจำนวนมาก

การใช้ AI ในการจัดการเอกสารและข้อมูลนี้ ไม่เพียงแต่ช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อน แต่ยังเพิ่มความแม่นยำและช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าในยุคดิจิทัล